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La gestione dei progetti ti aiuta a:

• Consegnare progetti in tempo
• Rimanere entro i limiti di budget
• Organizzare e monitorare i dettagli del progetto
• Migliorare la collaborazione e la comunicazione

Chiunque abbia supervisionato o partecipato a un progetto conosce la triste realtà: 

i progetti di successo non sono facili da realizzare. E una delle principali misure di successo è completare il progetto in tempo.

Eppure quasi il 40% dei progetti nel 2018 non è riuscito a rispettare la tempistica prevista, secondo uno studio condotto da Forrester.

Molti fattori possono far deragliare la consegna di un progetto, come un cambiamento nelle priorità o negli obiettivi di un progetto. Quando i parametri di un progetto non sono definiti e dichiarati chiaramente, è facile che un progetto vada oltre il suo intento originale. 

Questo è noto come “scope creep” e, come ci si aspetterebbe, può provocare il caos su una sequenza temporale.

Un software di Project Management (software per la gestione dei progetti) è costiuito da una varietà di strumenti che semplificano il controllo dell’ambito del progetto e la puntualità dei risultati finali:

• Diagrammi di Gantt: questa caratteristica comune fornisce una suddivisione visiva delle fasi di un progetto, delle singole attività e delle date di scadenza. Mostra anche quale persona è responsabile di ogni attività.

• Linee temporali: simili ai diagrammi di Gantt, le linee temporali presentano visivamente le informazioni sul progetto. Alcune soluzioni  (come Skaltro) hanno un’interfaccia drag-and-drop che semplifica la riorganizzazione degli elementi.

• Dipendenze tra le attività: spesso alcune attività non possono iniziare finché altre non vengono completate. Ad esempio, la pubblicazione di contenuti su un sito Web richiede che il sito Web venga prima creato e messo online. Gli strumenti giusti di gestione dei progetto ti consentono di collegare attività dipendenti tra di loro, in modo che il tuo team lavori sulle attività nell’ordine giusto.

• Il percorso critico: ogni progetto ha un elenco essenziale di attività necessarie per completarlo. Il percorso critico aiuta a identificare tali attività e il minor tempo necessario dall’inizio alla fine. Gli strumenti che dispongono di questa funzionalità consentono di definire e visualizzare il percorso critico in un diagramma di Gantt o in un layout simile.

Rimanere entro i limiti di budget

Rimanere nel budget o sotto budget è un altro pezzo fondamentale di un progetto di successo. Materiali, manodopera, attrezzature, servizi e costi per imprevisti sono alcune delle voci di un determinato progetto.

I progetti che hanno molte parti in movimento o si evolvono continuamente per includere specifiche aggiuntive necessitano di una supervisione costante per garantire che rimangano entro il budget.

La stima dei costi è utile per determinare il budget di dimensioni necessario per supportare i costi del progetto. Esistono numerose tecniche che è possibile utilizzare nelle diverse fasi della fase di pianificazione. Ma una volta che un progetto è in corso, non ci vuole molto perché i costi effettivi cambino.

Immagina uno scenario in cui il maltempo ritarda la costruzione di una nuova autostrada. Ciò aggiunge costi di manodopera aggiuntivi e potrebbe anche richiedere l’acquisto di materiali aggiuntivi.

L’ambito influisce anche sui budget. La ricerca sulle PMI suggerisce che circa la metà dei progetti è vittima di scope creep e qualsiasi progetto è vulnerabile a cambiamenti incontrollati. 

Ristrutturare una vecchia casa e scoprire che ha bisogno di aggiornamenti significativi per essere a norma è un semplice esempio.

Un software di gestione dei progetti offre diversi modi per ottenere informazioni dettagliate sui budget. Esamineremo i due più comuni: report e dashboard.

Dashboard

La maggior parte delle applicazioni dispone di dashboard, che vanno da semplici visualizzazioni a panoramiche complete dei dati del progetto. La visibilità nella spesa è essenziale per stare al passo con i costi. In Skaltro si possono avere sotto controllo le ore fatturabili, la spesa del progetto, i materiali e le risorse utilizzate e tanto altro.

Rapporti

Molti sistemi consentono inoltre di generare report su una gamma di KPI. Questo è utile per tenere traccia della cronologia delle spese di un progetto. Inoltre, i report possono confrontare i costi previsti con quelli effettivi per margine, tassi di margine, totali fatturabili e altro.

Organizzare e monitorare i dettagli del progetto

Alcuni progetti sono piccoli, ad esempio la pubblicazione di una newsletter. Ma molti progetti esistono su una scala molto più ampia. Gli esempi includono la costruzione di un grattacielo, l’implementazione di un sistema ERP o il lancio di un nuovo prodotto.

Qualsiasi progetto implica dettagli di cui hai bisogno per organizzare e tenere traccia. Più grande è il progetto, più complicato diventa. I project manager devono tenere il dito sul polso di centinaia se non migliaia di punti dati come costi diretti e indiretti, carichi di lavoro dei membri del team, scadenze, ecc. 

Per questo motivo, la gestione del progetto è progettata per semplificare e organizzare tutto, da chi è responsabile dei risultati finali alle singole attività necessarie.

Ecco alcuni dei principali strumenti di Skaltro che aiutano a mettere ordine nel caos:

• Gestione delle risorse: puoi visualizzare i carichi di lavoro dei membri del team e riassegnare il lavoro, se necessario, per mantenere le cose senza intoppi.

• Bacheche e schede: le bacheche forniscono un modo per organizzare i flussi di lavoro del progetto utilizzando le colonne, mentre le schede possono rappresentare attività o risultati finali specifici. Ciò consente di visualizzare facilmente dettagli particolari mantenendo le informazioni organizzate.

• Notifiche: il sistema avvisa gli utenti per una serie di casi diversi, come essere etichettati o avere un’attività da eseguire entro una certa data.

• Allegati: Skaltro consente di allegare file e di lavorare tutti su uno stesso documento. Questo centralizza importanti documenti di progetto e li rende facilmente accessibili.

• Elenchi di controllo: è possibile tenere traccia di elementi specifici relativi ad attività, fasi e altri elementi del progetto. Tutti possono vedere cosa è stato completato e cosa resta da fare.

• BONUS: CHAT INTEGRATA: all’interno di skaltro abbiamo installato una chat per ogni attività da eseguire, in modo tale che le risorse umane possano scambiarsi le informazioni direttamente su quell’attività senza utilizzare email o altre app di messaggistica.

• BONUS: BENESTARE ALLA FATTURAZIONE: la funzionalità del benestare su Skaltro permette alla fatturazione si sapere – in tempo reale – quando uno specifico ordine di vendita può essere fatturato 

• ECONOMIA: Abbiamo guadagnato in questo progetto?

La sezione Economia di Skaltro consente di sapere in tempo reale come procede la situazione economica del progetto: qual è il guadagno, in sostanza.

Questo pannello elenca tutte le spese registrate, i costi reali e pianificati dei dipendenti, dei mezzi, delle attrezzature e dei materiali utilizzati nei task.

Migliorare la collaborazione e la comunicazione

La comunicazione fa girare mondo e  progetti. 

Senza una comunicazione chiara, i problemi sono impossibili da evitare. E più grande è il progetto, con più persone coinvolte, più diventa essenziale rendere la collaborazione il più semplice possibile.

È facile che le cose cadano attraverso le crepe. Puoi immaginare cosa accadrebbe se il project manager non fosse avvisato di un collo di bottiglia di produzione o solo la metà del team sapesse di una modifica nel flusso di lavoro.

In ogni caso, non puoi permetterti di avere una comunicazione scadente. È come cercare di negoziare un trattato di pace al telefono con una cattiva connessione.

Fortunatamente, le soluzioni di gestione dei progetti sono dotate di funzionalità che facilitano una migliore collaborazione e comunicazione:

• Accesso ospite, che consente agli amministratori di invitare utenti esterni e impostare i livelli di autorizzazione
• Possibilità di commenti e @tagging
• Campi di descrizione
• Feed attività
• Date di scadenza integrate in modo che sia chiaro entro quando un’attività deve essere completata 
• TOPICS: in skaltro abbiamo ideato un intero modulo alla chat tra collaboratori. Si possono creare dei topics ed affidarli ad un circoscritto gruppo di persone. Anziché parlare su Whatsapp, si può parlare dall’app di skaltro e avere tutte le comunicazioni aziendali al sicuro e sotto controllo.

FAQ

1. Che cosa signfica Project Management? (cos’è la gestione di progetti?)

La gestione del progetto è il processo di supervisione di un particolare insieme di attività che insieme formano un progetto e vengono eseguite per produrre un prodotto, servizio o altro prodotto. 

A differenza delle attività aziendali in corso, i progetti hanno un ambito definito, si verificano entro un determinato periodo di tempo e sono associati a un costo specifico.

Il Project Management Institute (PMI) definisce cinque fasi principali di un progetto, note come ciclo di vita della gestione del progetto:

• Inizio
• Pianificazione
• Esecuzione
• Monitoraggio e controllo
• Chiusura

Utilizzando queste fasi, i team possono definire efficacemente e quindi realizzare un intero progetto.

Che cos’è un software di gestione dei progetti (cos’è un software di Project Management e a cosa serve?)

Il software di gestione dei progetti viene utilizzato per aiutare i project manager a supervisionare i singoli progetti ad alto livello. Questi sistemi possono:

• Tenere traccia dei dipendenti che lavorano su un progetto
• Monitorare lo stato di un progetto
• Controllare i costi per assicurarti che rispettino il budget
• Aiutarsi e collaborare

In altre parole, aiuta a portare i tuoi progetti dall’inizio alla fine mantenendo il budget e le scadenze designati.

Project Management vs Project Portfolio Management 

Molte organizzazioni hanno più progetti in corso contemporaneamente. Analogamente al monitoraggio dei dettagli di un progetto specifico, devono anche rimanere aggiornati su ogni progetto corrente al fine di allocare budget e risorse di conseguenza, nonché pianificare il futuro.

È qui che le soluzioni di Project Portfolio Management (PPM) sono utili. Includono funzionalità che aiutano le organizzazioni a eseguire con successo un portafoglio di progetti allo stesso tempo, tenendo conto delle strategie aziendali.

In Skaltro puoi gestire tutti i progetti che vuoi , nello stesso tempo, tenendo sotto controllo lo stato di avanzamento e le scadenze.

A chi è rivolto il software di gestione dei progetti?

Chiunque può utilizzare gli strumenti di gestione dei progetti, dagli individui alle organizzazioni con più team. Può portare vantaggi alle aziende di qualsiasi settore e la vasta gamma di prodotti disponibili copre i requisiti del progetto, dai più elementari a quelli altamente complessi.

Gli utenti possono includere project manager, membri del team e collaboratori esterni, come clienti o appaltatori.

Quali sono i principali vantaggi?

Ogni azienda, indipendentemente dalle dimensioni, dipende dall’esecuzione di progetti di successo per completare iniziative commerciali e condurre operazioni. Le applicazioni di gestione dei progetti consentono alle organizzazioni di:

• Mantenere i progetti allineati al loro scopo originale
• Ottenere il risultato finale desiderato
• Assicurarsi scorrimento dell’ambito di controllo
• Offrire ai project manager visibilità sui dati chiave del progetto
• Rivelare i colli di bottiglia
• Gestire efficacemente le attività
• Semplificare i flussi di lavoro complessi

Quali possono essere alcuni inconvenienti?

Sebbene sfruttare la tecnologia per la gestione dei progetti possa portare vantaggi significativi alla tua azienda, non sono privi di inconvenienti.

Adozione da parte dell’utente: se il tuo team è abituato a fogli di calcolo e post-it, il passaggio a una soluzione software potrebbe essere difficile. E una soluzione non è preziosa a meno che i team non la utilizzino e semplifichi il loro lavoro.

Esecuzione: il software di gestione dei progetti è utile per molte cose, ma non può fare tutto. I singoli membri del team sono ancora responsabili dell’esecuzione del lavoro.

Accesso: è utile dare agli utenti esterni la possibilità di visualizzare e modificare i dettagli del progetto. Ma devi stare attento con le impostazioni per assicurarti che occhi indiscreti non accedano a informazioni sensibili.

Complessità: avere molte funzionalità è utile solo se le utilizzerai. Un sistema che viene fornito con capacità oltre ciò di cui hai bisogno potrebbe creare confusione, è per questo che su skaltro abbiamo inserito solo le funzionalità necessarie e utili per gestire i progetti

Quali tipi ci sono?

I diversi tipi di software di gestione dei progetti rientrano in due categorie principali: come sono ospitati e per chi sono.

Basato su cloud: poche soluzioni in Italia, come Skaltro,  sono ospitate nel cloud, dove il software esiste sul server del fornitore e viene utilizzato tramite Internet. Ciò fornisce flessibilità in modo che gli utenti possano accedere alla piattaforma da qualsiasi luogo in cui dispongano di una connessione Internet

On-premise: alcune delle principali piattaforme, come Jira e Microsoft Project, offrono anche un’opzione self-hosted. Ciò ti consente di installare il software sui server della tua azienda, offrendoti un maggiore controllo sul sistema e fornendo maggiori opzioni di personalizzazione.

Utenti

Dimensione del team: puoi trovare un certo numero di piattaforme che hanno una versione gratuita. Sebbene non abbiano la gamma di funzionalità e non supportino tanti utenti come le loro controparti premium, questa può essere una buona opzione per team o individui più piccoli. 

In Skaltro non abbiamo adottato questa filosofia, in quanto i collaboratori possono cambiare e pagare al mese per utente non è favorevole per il cliente.

Costo: i clienti di skaltro hanno tutto incluso nell’abbonamento, non c’è bisogno di pagare ulteriormente per gestire i propri progetti. 

Come faccio a selezionare una soluzione software?

Una semplice ricerca su Google per “software di gestione dei progetti” produce più di un miliardo di risultati. E mentre probabilmente hai sentito parlare di prodotti come Trello e Asana, ce ne sono altre centinaia tra cui scegliere. Quali altre piattaforme vale la pena provare? Come dovrebbe essere il tuo processo?

In Skaltro ci siamo concentrati sul creare una piattaforma software che consentisse ai clienti di gestire tutta l’attività da un unico strumento, senza la necessità di utilizzare 4-5 software diversi.

Puoi richiedere una prova gratuita di 7 giorni cliccando su questo link e lasciando i tuoi dati:

https://www.skaltro.com/provagratuita-7days/

Fatturazione e amministrazione, vendite, CRM, Project Management, gestione delle risorse umane, logistica… servirebbe un software diverso per ognuno di questi settori aziendali.. 

con skaltro hai tutto a disposizione in un’unica piattaforma.

Puoi richiedere una prova gratuita di 7 giorni cliccando su questo link e lasciando i tuoi dati:

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